Penatausahaan Keuangan Desa

Ilustrasi Penatausahaan Keuangan Desa

Penatausahaan adalah kegiatan yang nyaris dilakukan sepanjang tahun anggaran. Kegiatan ini bertumpu pada tugas dan tanggungjawab Bendahara. Ketekunan dan ketelitian menjadi syarat dalam melaksanakan kegiatan ini. Apa saja ketentuan yang harus dipatuhi, tugas dan tanggung jawab Pengelola, prosedur dan dokumen penatausahaan dipaparkan secara rinci pada tulisan ini.

Penatausahaan adalah pencatatan seluruh transaksi keuangan, baik penerimaan maupun pengeluaran uang dalam satu tahun anggaran.

Ketentuan Pokok Penatausahaan

Pengelola Keuangan Desa, khususnya Bendahara, wajib memahami beberapa hal yang menjadi ketentuan pokok dalam Penatausahaan, agar kegiatan Penatausahaan berlangsung secara benar dan tertib. Secara ringkas, ketentuan pokok dimaksud disajikan pada tabel di bawah ini:

[Tabel Ketentuan Pokok Penatausahaan Keuangan Desa]

Tugas, Tanggungjawab, dan Prosedur Penatausahaan

• Bendahara Desa wajib melakukan penatausahaan terhadap seluruh penerimaan maupun pengeluaran.
• Bendahara Desa wajib mempertanggungjawabkan penerimaan uang yang menjadi tanggungjawabnya melalui laporan pertanggungjawaban penerimaan kepada kepala desa paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya.
• Kepala Seksi, selaku Pelaksana Kegiatan bertanggungjawab terhadap tindakan pengeluaran yang menyebabkan atas beban anggaran belanja kegiatan dengan mempergunakan buku pembantu kas kegiatan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan di desa. 

Prosedur penatausahaan penerimaan

a. Prosedur Penerimaan melalui Bendahara Desa

Penyetoran langsung melalui Bendahara Desa oleh pihak ketiga, dilakukan sesuai prosedur dan tatacara sebagai berikut:

1. Pihak ketiga/penyetor mengisi Surat Tanda Setoran (STS)/tanda bukti lain.
2. Bendahara Desa menerima uang dan mencocokan dengan STS dan tanda bukti lainya.
3. Bendahara Desa mencatat semua penerimaan
4. Bendahara Desa menyetor penerimaan ke rekening kas desa
5. Bukti setoran dan bukti penerimaan lainnya harus diarsipkan secara tertib.

Dilarang..!!
Bendahara Desa dilarang:

• Membuka rekening atas nama pribadi di bank dengan tujuan pelaksanaan APBDes.
• Menyimpan uang, cek atau surat berharga, kecuali telah diatur melalui peraturan perundang-undangan.

b. Prosedur Penerimaan melalui Bank

Penyetoran melalui bank oleh pihak ketiga dilakukan sesuai prosedur dan tata cara sebagai berikut:

1. Bank yang ditunjuk oleh Pemerintah Desa dlm rangka menyimpan uang dan surat berharga lainnya yang ditetapkan sebagai rekening kas desa.
2. Pihak ketiga/penyetor mengisi STS/tanda bukti lain sesuai ketentuan yg berlaku.
3. Dokumen yg digunakan oleh bank meliputi : * STS/Slip setoran * Bukti penerimaan lain yg syah
4. Pihak ketiga/penyetor menyampaikan pemberitahuan penyetoran yg dilakukan melalui bank kepada bendahara desa dengan dilampiri bukti penyetoran/slip setoran bank yg syah.
5. Bendahara desa mencatat semua penerimaan yg disetor melalui bank di Buku Kas Umum dan Buku Pembantu bank berdasarkan bukti penyetoran/slip setoran bank.

Buku Kas

Kegiatan penatausahaan, baik penerimaan maupun pengeluaran dilakukan dengan menggunakan:

1. Buku Kas Umum

Buku Kas Umum ini berfungsi untuk mencatat semua transaksi, baik penerimaan maupun pengeluaran yang berkaitan dengan kas (uang tunai).

[Format Buku Kas Umum]

 2. Buku Kas Pembantu Pajak

Buku Kas Pembantu Pajak berfungsi untuk mencatat semua transaksi penerimaan dan pengeluaran pajak (khususnya PPh Pasal 21 dan PPn), dalam kaitannya Bendahara Desa sebagai Wajib Pungut (Wapu).

[Format Buku Kas Pembantu Pajak]

3. Buku Bank

Buku Bank Berfungsi untuk mencatat semua transaksi, baik penerimaan maupun pengeluaran yang terkait dengan bank (penarikan, penyetoran, dll).

[Format Buku Bank]

Bukti Transaksi

Selain berupa Buku Kas Umum, Buku Bank dan Buku Kas Pembantu, bukti transaksi juga merupakan bagian dari penatausahaan dalam pengelolaan keuangan. Tanpa bukti transaksi, transaksi bisa dianggap tidak sah.

Bukti transaksi adalah dokumen pendukung yang berisi data transaksi yang dibuat setelah melakukan transaksi untuk kebutuhan pencatatan keuangan. Di dalam suatu bukti transaksi minimal memuat data: pihak yang mengeluarkan atau yang membuat. Bukti transaksi yang baik adalah di dalamnya tertulis pihak yang membuat, yang memverifikasi, yang menyetujui dan yang menerima.

Contoh Bukti Transaksi:

• Kuitansi : Merupakan bukti transaksi yang muncul akibat terjadinya penerimaan uang sebagai alat pembayaran suatu transaksi yang diterima oleh si penerima uang.
• Nota Kontan (Nota) : Merupakan bukti pembelian atau penjualan barang yang dibayar secara tunai.
• Faktur : Merupakan bukti pembelian atau penjualan barang yang dibayar secara kredit.
• Memo Internal (Memo) : Merupakan bukti transaksi internal antara pihak-pihak dalam internal lembaga. Misalnya: Pemakaian perlengkapan, penyusutan aktiva, penghapusan piutang, dll.
• Nota Debit : Merupakan bukti pengembalian barang yang dibuat oleh pembeli. Barang dikembalikan biasanya karena cacat atau tidak sesuai pesanan.
• Nota Kredit : Merupakan bukti pengembalian barang yang dibuat oleh penjual. Barang dikembalikan biasanya karena cacat atau tidak sesuai pesanan.

 [Gambar Nota/Kuitansi]

Status dan Fungsi Dokumen Penatausahaan

Buku Kas (Umum, Pajak, Pembantu Kegiatan, dan Bank), dan bukti-bukti transakasi adalah dokumen resmi milik Pemerintah Desa. Dokumen dimaksud berfungsi sebagai sumber data untuk keperluan pemeriksaan/audit, dan juga sebagai barang bukti apabila diperlukan dalam proses hukum, dalam hal terjadi dugaan penyelewengan keuangan, atau tindak pidana lain terkait keuangan desa. Dengan demikian, tindakan secara sengaja menghilangkan, merusak, mengubah, seluruh atau sebagaian dokumen dimaksud adalah tindakan melawan hukum.

Mewujudkan Asas PKD dalam Kegiatan Penatausahaan

Bagaimana agar azas-azas Pengelolaan Keuangan Desa mewujud dalam kegiataan Penatausahaan?

[Tabel Mewujudkan Asas PKD dalam Kegiatan Penatausahaan]


[***]

 

 

 

 

Share this

Ayi Sumarna

Tulisan Terkait